Quinze dicas para o Word 2010

Introdução

O Microsoft Word 2010 é a versão mais moderna (considerando a data de publicação deste texto, é claro) de um dos editores de textos mais utilizados do mundo, tendo presença massiva tanto em ambientes domésticos quanto nos corporativos. Sendo assim, o InfoWester apresenta a seguir uma seleção de quinze dicas para que você possa aproveitar ainda mais o potencial do Word 2010.

Se você não utiliza a versão utilizada neste texto, pode conferir dicas para o Word 2007 ou 2003 aqui.

Vamos lá?

1 - Faça o Word 2010 mostrar as réguas da parte superior e da lateral

Por padrão, o Word 2010 não exibe as réguas da parte superior e da lateral (horizontal e vertical), que sempre estiveram presentes nas versões anteriores do programa. Mas elas podem ser ativadas! Para fazer com que apareçam, há dois modos: vá ao menu Exibição e marque a opção Régua; ou clique no pequeno botão posicionado logo acima da barra de rolagem, na lateral direita:

Botão para ativar ou desativar as réguas

Pronto! As réguas aparecerão e só deixarão de ser exibidas se você desfizer os referidos passos.

2 - Mude a fonte padrão do Word 2010

Por padrão, o Word 2010 utiliza a fonte Calibri, tamanho 11, em cada documento novo. No entanto, se esta fonte não for adequada ao seu trabalho, você pode mudá-la de uma só vez, evitando ter que realizar este procedimento sempre que criar um arquivo.

Para isso, na aba Página Inicial, vá à caixa Estilo e clique com o botão direito do mouse na opção Normal. Em seguida, escolha Modificar. Na janela que surgir, defina a fonte desejada na área de formatação. Perceba que você também pode alterar outros parâmetros, como tamanho de fonte e alinhamento.

Mudando a fonte padrão

Terminou? Pois bem, agora vem o passo mais importante: marque a opção Novos documentos baseados neste modelo e clique em Ok. Com isso, todos os documentos novos terão essa configuração de fonte como padrão.

3 - Insira capturas de tela rapidamente no seu documento

Você está elaborando um documento e precisa inserir a imagem (screenshot) de alguma janela ou programa aberto no seu computador? Pois saiba que é muito fácil realizar este procedimento no Word 2010: vá à aba Inserir e clique em Instantâneo, na caixa Ilustrações. Ao fazê-lo, o programa exibirá pequenas capturas de todo o conteúdo aberto em seu computador. Basta clicar em uma delas e a imagem será imediatamente inserida no documento.

4 - Salve uma cópia de seu arquivo no formato PDF

Sabia que o Word 2010 é capaz de salvar documentos no formato PDF? É muito simples: vá ao menuArquivo e clique em Salvar como. Na janela que surgir, escolha a opção PDF no campo Tipo. Agora, basta clicar em Salvar.

5 - Gere textos falsos para testes

Está precisando testar uma formatação ou uma funcionalidade qualquer do Word? Em vez de  digitar um monte de coisas desconexas ou copiar alguma notícia de algum site, faça o Word gerar um texto falso para os seus testes. Para isso, abra o programa, digite a instrução abaixo e, em seguida, pressione Enter:

=rand(x, y)

O x indica a quantidade de parágrafos que o texto deve ter, e o y informa a quantidade de frases em cada parágrafo. Por exemplo, se você quer gerar um texto com quatro parágrafos e duas frases em cada um, basta digita =rand(4,2).

Gerando texto falso

Se você prefere gerar textos com o tradicional "lorem ipsum", sem problemas: basta digitar =lorem(x,y) e pressionar Enter. Se você utilizar =rand.old(x,y), cada frase conterá a sequência de letras do do alfabeto.

6 - Salve seus arquivos na internet para acessá-los de qualquer lugar

Uma das características do Word 2010 é a sua capacidade de utilizar recursos de computação nas nuvens. Um deles diz respeito ao SkyDrive, uma espécie de disco virtual gratuito da Microsoft. Você pode fazer com o que Word salve seus arquivos diretamente neste serviço, podendo, com isso, acessá-los de qualquer lugar com acesso à internet.

Para isso, abra o arquivo a ser salvo, vá em Arquivo, Salvar e Enviar e escolha Salvar na Web. Em seguida, clique no botão Entrar e, na janela que surgir, faça login com a sua Live ID, que são os dados que se você usa para entrar no Messenger ou no Hotmail, por exemplo. Se não tiver um Live ID, clique em Inscrever-se no Windows Live SkyDrive para criar uma conta.

Configurando o Word para salvar arquivos nas "nuvens"

Se o login for feito com sucesso, aparecerão algumas pastas (o procedimento pode demorar um pouco, dependendo da velocidade de sua conexão). Clique na que tiver o nome Documentos (ou Documents). Na janela que abrir, informe um nome e clique em Salvar.

Agora, para acessar o arquivo de outro computador, basta acessar o SkyDrive, efetuar login e procurar a pasta onde o documento foi guardado.

7 - Deixe todas as letras em tamanho maiúsculo ou minúsculo

Se você precisa deixar uma palavra, uma frase ou, ainda, um parágrafo todo em letras maiúsculas, não precisa digitar tudo novamente. Basta selecionar a palavra, a frase ou o parágrafo e pressionar as teclas Shift e F3 ao mesmo tempo. Ao fazê-lo uma vez, a primeira letra de cada palavra ficará maiúscula. Repita o procedimento e todas as letras ficarão nesta condição. Se digitar o comando pela terceira vez, todas as letras ficarão minúsculas.

Como alternativa, você pode utilizar um botão na aba Página Inicial que também alterna entre letras maiúsculas e minúsculas.

Botão para maiúsculas e minúsculas

8 - Post diretamente do Word para o seu blog

Você usa o Word para criar textos para o seu blog? Pois saiba que você pode fazer o programa publicar o post. Para isso, vá em Arquivo, clique em Novo e, em seguida, dê dois cliques em Postagem de blog. Na área de edição de texto, surgirá uma caixa. Nela, clique em Registar Agora para informar ao Word os dados de login de seu blog.

Ao fazê-lo, você deverá, na etapa seguinte, informar qual o serviço do seu blog (WordPress, Blogger, etc). Selecione Outros, caso o serviço que você utiliza não esteja listado. Clique em Avançar. Em qualquer dos casos, informe o endereço do seu blog, depois o nome do usuário e a senha, e finalize clicando em Ok. Marque a opção Lembrar Senha, caso queira realizar este procedimento uma vez só (não selecione este item em computadores públicos!). Se aparecer um aviso de segurança, clique em Sim.

Agora, basta escrever o seu texto e inserir suas imagens. Ao finalizar, clique no botão Publicar, no canto esquerdo superior.

9 - Evite que palavras se separem no final da linha

Muitas vezes você está trabalhando em um documento e percebe que um certo conjunto de palavras ficaria melhor se estivesse na mesma linha. Por exemplo, suponha que você necessite manter os nomesArthur Dent sempre juntos. Para isso, escreva a palavra Arthur, pressione ao mesmo tempo as teclas Ctrl, Shift e Espaço e, por fim, digite Dent. Repare agora que a expressão Arthur Dent ficará sempre junta, como se fosse uma palavra só. Se este conjunto não couber inteiro no final da linha, ambas as palavras irão para a linha seguinte.

10 - Remova a formatação de um texto

Você colou um texto de outro arquivo ou de uma página na Web, mas o material ficou com um visual estranho no documento. Felizmente, é fácil remover esta formatação. Para isso, selecione o texto em questão e clique nele com o botão direito do mouse. Em seguida, vá em Estilo e clique em Limpar Formatação. Você também pode clicar no botão correspondente na aba Página Inicial.

Botão para remover a formatação

11 - Crie linhas horizontais rapidamente

Precisa de divisões no texto? Você pode usar linhas para isso. No Word, é possível inserí-las muito rapidamente: se quiser uma linha simples, digite três vezes o caractere hífen (---) no texto e pressione Enter logo em seguida. Perceba que o programa criará uma linha simples ali.

Se quiser uma linha dupla, digite o sinal de igual três vezes (===) e pressione Enter. Se você fizer isso com asteriscos (***), aparecerá uma linha pontilhada. Se você usar cerquilha (###), surgirá uma linha tripla.

As linhas mostradas na imagem podem ser geradas rapidamente

12 - Imprima mais de uma folha por página

No Word 2010, é possível imprimir até 16 páginas em um única folha (obviamente, quanto mais páginas, menores estas serão na impressão). Para isso, vá em Arquivo, Imprimir e, na área Configurações, clique em 1 Página por Folha (último botão) para definir a quantidade desejada.

13 - Salve fontes dentro do arquivo

Você pode ter utilizado uma fonte em seu documento que o deixou com um visual excelente. O problema é que este arquivo pode perder toda a sua beleza se for visualizado em um computador que não possui a fonte em questão. Para evitar que isto aconteça, você pode incorporar as fontes utilizadas no arquivo. Faça isso indo em Arquivo e clicando em Opções. Em seguida, procure a categoria Salvar. Nela, marque a opção Inserir fontes no arquivo. Esta funcionalidade só é possível para fontes dos tipos TrueType e OpenType.

14 - Coloque os comandos que você quiser na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, que fica no topo esquerdo da janela do Word 2010, possui, por padrão, apenas três comandos: Salvar, Desfazer e Refazer. Mas você pode inserir ali os comandos que preferir.

Para customizar esta barra, clique nela com o botão direito do mouse e escolha a opção Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Na janela que surgir, selecione os comandos desejados na coluna da esquerda e clique em Adicionar. Mais comandos podem ser acessados por meio da lista acima da coluna. Se quiser remover algum item, selecione-o na coluna da direita e clique em Remover. Clique em Ok para finalizar. Pronto! Agora perceba que a barra exibe todos os comandos que você escolheu.

Personalizando a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

15 - Faça com que um arquivo sempre apareça na lista de documentos recentes do Word 2010

Vá em Arquivo e clique em Recente. Você verá uma lista com os últimos arquivos abertos no programa. Pode ser que você queira que alguns desses arquivos apareçam sempre nesta lista para acessá-los rapidamente, mesmo que você não os abra com frequência. Fazer isso é muito simples: há um pequeno ícone à direita do nome de cada arquivo. Clique nele. Todos os arquivos que tiverem esta opção ativada ficarão fixados permanentemente na lista.

Fixando arquivos na lista Recente do Word 2010

Finalizando

As dicas listadas aqui foram baseadas no Microsoft Word 2010 em português do Brasil, podendo haver pequenas diferenças nos procedimentos nas versões de outros países.

Mais informações sobre o Word e outros programas do pacote Office no site da Microsoft:office.microsoft.com/pt-br.

Inserindo numeração no Word 2007 apenas nas páginas desejadas

Introdução

Criar um documento no Microsoft Word e inserir numeração automática nas páginas geradas logo em seguida é um procedimento simples e rápido. Todavia, há situações onde, no mesmo documento, algumas páginas precisam ser numeradas e outras não. Há também ocasiões onde determinados trechos do arquivo devem seguir sequências de numeração distintas. Monografias, trabalhos de conclusão de curso, documentos corporativos elaborados com base em determinadas normas são exemplos de situações onde a numeração de páginas deve seguir um esquema diferente do comum. Por conta disso, o InfoWester apresenta a seguir um tutorial que mostra como numerar apenas determinadas páginas de um documento noMicrosoft Word 2007. Se você utilizar a versão 2003 ou anterior do programa, os mesmos procedimentos são explicados neste artigo. Vamos lá?

Inserindo numeração de páginas no Word 2007

Ok, você acabou de criar um documento no Word 2007 e agora precisa numerar as páginas. Fazer isso é muito fácil. Com o documento aberto, vá à aba Inserir e procure pelo botão Número de Página. Ao clicar nele, você verá opções para colocar a numeração no início de cada página (cabeçalho), no final (rodapé), nas laterais, enfim. Note que cada uma dessas opções abre um menu que permite definir em que posição a numeração ficará: à esquerda, à direita, ao centro, entre outras.

Depois de escolher o posicionamento desejado, ainda no botão Número de Página, você pode clicar na opção Formatar Números de Página para mudar o estilo dos algarismos, iniciar a numeração em um ponto diferente (por exemplo, começar a numerar a partir do número 10), entre outros:

Se por algum motivo você quiser remover a numeração, basta clicar em Remover Números de Página, também dentro do botão Número de Página.

Inserindo numeração apenas em algumas páginas

Os procedimentos explicados no tópico anterior são suficientes para numerar páginas no Word 2007, mas afetam o documento todo. Caso você necessite inserir numeração somente em um grupo de páginas, mas não em outro, terá que utilizar um recurso chamado quebra de seção. Essa funcionalidade "divide" o documento em quantas partes você quiser, mas mantém cada uma delas dentro do mesmo arquivo. Assim, você deve criar uma seção para cada parte que precisa ser ou não numerada.

Para facilitar a compreensão, vamos basear este tutorial em um arquivo do Word 2007 com 42 páginas. Nele:

- a primeira página não deve ser numerada;
- as páginas de 2 a 4 devem ser numeradas em algarismos romanos, começando em I;
- as demais páginas, exceto as duas últimas, devem ser numeradas normalmente começando em 1;
- as duas últimas páginas não devem ser numeradas.

A primeira coisa que devemos fazer para numerar o documento nesse esquema é "enxergar" as quebras de seção. Para isso, vá à aba Início e clique no botão Mostra Tudo. Essa opção exibe símbolos que mostram espaços entre as páginas, parágrafos, quebras, entre outros. Note que são apenas recursos visuais, portanto, não estarão presentes na visualização normal ou na impressão do arquivo:

O próximo passo é inserir as quebras de seção (note que é quebra de seção, não de página - esta última simplesmente faz o conteúdo "pular" para a página seguinte após a inserção da quebra). Para atender ao nosso exemplo, teremos que fazer quatro seções: uma para a primeira página; uma para as páginas de 2 a 4; uma para as páginas de 5 a 40; e mais uma para as duas últimas páginas. Para criar as seções, é necessário inserir quebras sempre depois da última linha da página que receberá a divisão.

Em nosso exemplo, a primeira seção corresponde apenas à primeira página, logo devemos inserir uma quebra de seção ao final desta. Para isso, posicione o cursor no final da última linha da referida página, vá à aba Layout de Página, clique no botão Quebras e, em Quebras de Seção, Selecione a opçãoPróxima Página:

Observe que uma linha chamada "Quebra de seção (próxima página)" surgiu. Você não veria essa linha se não tivesse acionado o botão Mostrar Tudo. Note também que, depois da quebra de seção, todo o conteúdo que vem depois aparece somente na página seguinte.

Para criar as demais quebras de seção, o procedimento é o mesmo. Em nosso exemplo, basta inserir as quebras no final das páginas 4 e 40.

Feito isso, vamos começar a numeração. Mas antes, é recomendável executar mais um procedimento para evitar possíveis transtornos: a numeração é sempre inserida no cabeçalho (topo) ou no rodapé (final) das páginas (você é quem escolhe). Você terá um cabeçalho/rodapé único para cada seção, no entanto, por padrão, o Word 2007 faz com que cada cabeçalho/rodapé seja vinculado ao anterior. Assim, se você tiver um documento com duas seções, a numeração da segunda seção será uma continuidade da numeração da primeira, pois há um vínculo entre ambas. Por esse motivo, é conveniente remover esses vínculos.

Fazer isso é fácil: depois de inserir as quebras em seu arquivo, dê dois cliques com o botão esquerdo do mouse no topo (caso tenha optado por inserir a numeração no cabeçalho) ou no final (se optou pela numeração no rodapé) de qualquer página de cada seção, ou seja, você precisa executar esse procedimento uma vez para cada seção que tiver. Surgirá uma aba chamada Design. Nela, desmarque o botão Vincular ao Anterior:

Agora estamos prontos para inserir a numeração. Em nosso arquivo, a primeira página não deve ser numerada, então vamos esquecê-la. As páginas de 2 a 4 devem ser numeradas com algarismos romanos. Para isso, vá em qualquer página dessa seção e, depois, vá à aba Inserir. Clique no botãoNúmero de Página e escolha a posição de numeração. Para o nosso exemplo, vamos escolher o canto inferior direito (Número de Página / Fim da Página):

Repare que somente as páginas 2, 3 e 4 foram numeradas. Se você não tivesse removido os vínculos do cabeçalho/rodapé no passo anterior, a numeração poderia ocorrer em todas as páginas, mesmo com as quebras de seção já inseridas. Agora é necessário formatar a numeração dessas páginas para algarismos romanos, começando em I. Para isso, no botão Número de Páginas, selecionamos a opçãoFormatar Números de Página. Na janela que surgir, devemos selecionar o item I, II, III, ... no campoFormato do Número. Por sua vez, no campo Iniciar Em devemos escolher I. Pronto!

Agora devemos numerar a seção seguinte. Os passos são os mesmos: vá em qualquer página dessa seção, depois vá em Inserir, clique no botão Número de Página e escolha a posição de numeração (novamente vamos optar pelo canto inferior direito, mas em seus arquivos escolha a posição que melhor lhe convir). Em seguida, basta ir à janela Formatar Números de Página para fazer a numeração começar em 1.

Note que a seção seguinte, que contém as duas últimas páginas, não deve ser numerada, então nosso trabalho neste exemplo terminou. Com isso, temos um único documento no Word 2007 que não tem numeração na primeira, mas que conta com números romanos nas páginas de 2 a 4, numeração "normal" nas páginas seguintes e nenhuma numeração nas duas últimas páginas.

Finalizando

Como você deve ter percebido, inserir numeração apenas em determinadas páginas de um arquivo no Word 2007 não é nenhum "bicho de sete cabeças". Em resumo, o procedimento consiste em criar seções para cada conjunto de páginas que deve ou não receber numeração e, após isso, remover o vínculo que une o cabeçalho ou o rodapé de cada parte. Você deve ter percebido que, com esse esquema, é possível inclusive fazer formatações exclusivas para cada seção (mudando o formato das páginas, por exemplo).

Antes de executar os procedimentos mostrados nesta página, é recomendável fazer uma cópia de seus arquivos para recuperar seu trabalho caso algum passo seja executado erroneamente. E caso você tenha inserido uma quebra de seção em um local errado ou queira apenas removê-la, basta posicionar o cursor antes da quebra e apertar o botão Delete em seu teclado. Lembre-se que você deve manter o botão Mostrar Tudo do Word ativado para visualizar a quebra.

Agora é só caprichar no seu arquivo. Se quiser, você pode baixar o arquivo que serviu de demonstraçãopara este texto ;-)